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依頼した仕事をすぐやってもらうための3つのポイント

部下や同僚に仕事を依頼したものの、なかなか成果が上がって来ずヤキモキした経験、ありませんか?

期日になってようやく上がってきた書類が訂正の嵐、なんてことは避けたいですよね。

そうなる原因は、もしかしたら「頼み方があいまい」だったからかもしれません。

今回は、部下や同僚に依頼した仕事をすぐやってもらうための3つのポイントをお伝えいたします。

①いつ報告してほしいか伝える

一番困るのは、締め切りギリギリで提出された書類が訂正の嵐。

これは、依頼したあなたにとっても相手にとっても負担にしかなりませんよね。

こういう事態を未然に防ぐため、仕事を依頼するときは「〇%までできたら教えてください。そこでいったん一緒に方向性を確認しましょう。」と伝えておきましょう。

〇%のところはいろんな説(20~60%)がありますので、状況に合わせて選択してください。

会議の資料などの場合、「目次ができたら」でもOKだと思います。

かく言う私も、最上志向という資質を持っているため、自分勝手な認識でムダにクオリティを高めようとする傾向にあります。

定期的な軌道修正で意思疎通を図りながら手戻りの少ない作業をしたいものです。

②どこに出すためのものか伝える

仕事を依頼された側が、その作業が何につながっているのか知っておくことは、作業を進める上でとても重要ですよね。

誰に見てもらうための資料なのか

上司など内部の人か、クライアントなど外部の人かによって、言葉遣いが変わるなど注意すべきポイントも変わってきます。

また、前工程や後工程を担当するのはどこ(誰)か、全体のどこを任されているのかが分かっていると、責任感ややりがいにつながることもあります。

特に末端の部下に依頼する場合には、説明を怠りがちではないでしょうか。

私も市役所時代、パソコンの苦手な上司から「こんな感じで文書作って」と、達筆な手書きの下書きを渡され、古文書を解読しているような気持ちで作成したことがあります。

あの文書は一体どこに出す文書だったのか、今でも謎です(笑)

③なぜその人に任せるのか

依頼される相手が一番気になるのがこれかもしれませんね。

人は誰しも”I LOVE ME!”

なんだかんだいって自分のことが一番気になるものです。

なぜその仕事を自分に依頼するのか。

自分のどんな能力を期待されて任されているのか

どんな経験を積んでほしいと思われているのか

相手に任せる理由を明確に伝えることで、信頼されていると感じたり、成長のチャンスと前向きにとらえることができます。

ときには、「ただ暇そうだから」という理由もあるかもしれません。

そんなときでも、あえて「君しか頼める人がいない!」ということで、組織や同僚に貢献できているという『所属欲求』を満たせるかもしれません。

できるだけポジティブで明確な理由を伝えてあげてください。

ちょっと話は変わりますが、これは人事異動もあてはまると思います。

仮に、ただのパズル的な都合で異動になったとしても、組織や上司からなにかしらの意図や期待される役割を伝えてもらえると、期待に応えようと頑張れるということは少なくありません。

自分の立ち位置や状況を把握するために、組織や上司からの適時適切な『評価のフィードバック』はとても大切なのです。

いかがでしたでしょうか。

今回は、部下や同僚に依頼した仕事をすぐやってもらうための3つのポイントをお伝えしました。

これらのポイントを加えて、相手が迷わず作業を進められるよう、上手に依頼してみてくださいね!

ではまた!

参考文献:すぐやる人の「やらないこと」リスト 著者:塚本 亮

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